Leadopvolging automatiseren

Van aanvraag naar een duidelijke volgende stap.

We koppelen je websiteformulier aan je klantadministratie en richten ontvangstbevestigingen, meldingen en opvolgtaken in. Zo krijgt iedere aanvraag een vaste plek en een verantwoordelijke. We bakenen één proces af en testen opslag, overdracht en foutafhandeling. Je team houdt de regie over klantcontact en offertes.

Gratis gesprek
De vraag

Voor wie en welke vraag.

  • Voor wie

    Voor MKB-teams die formulieraanvragen in hun CRM willen vastleggen en aan een verantwoordelijke willen toewijzen.

  • Welke vraag lost het op

    Een formuliermelding is nog geen vastgelegde aanvraag. Zonder controle op opslag, dubbele verwerking en overdracht blijft onduidelijk wie moet opvolgen.

Wat het je oplevert

Leadopvolging automatiseren: wat het je oplevert.

  • 01

    Aanvraag terug te vinden

    We testen of ontvangen gegevens duurzaam zijn opgeslagen en teruggelezen kunnen worden.

  • 02

    Een duidelijke eigenaar

    De CRM-registratie krijgt een afgesproken opvolgtaak en verantwoordelijke.

  • 03

    Controle op herhaling

    We testen dat herhaalde verwerking geen dubbele registratie, taak of verzending veroorzaakt.

  • 04

    Regie bij je team

    AI levert interne ondersteuning; klantcommunicatie volgt goedgekeurde regels.

Wat je krijgt

Dit zit erin.

  • Procesafbakening en veldmapping voor één formulier naar CRM
  • Duurzame ontvangst en opslag vóór verdere verwerking
  • Opvolgtaak en optionele interne AI-samenvatting of concepttekst
  • Tests, fout- en stopregels en overdrachtsinstructies
Werkwijze

Zo pakken we het aan.

  1. Eén proces afbakenen

    We leggen formulier, gegevensvelden, CRM, eigenaar en opvolgtaak vast, inclusief toegangsrechten, foutmeldingen en stopregels.

  2. Inrichten en testen

    We richten opslag en koppelingen in en testen het teruglezen van gegevens, herhaalde invoer en storingen. Een providerproef voeren we alleen met autorisatie uit.

  3. Beoordelen en overdragen

    Je ontvangt testbevindingen en instructies voor meldingen, stoppen en handmatige opvolging. Ingebruikname en beheer spreken we afzonderlijk af.

Oplevering

Zo controleren we de oplevering.

  • Een proefaanvraag is echt opgeslagen, teruggelezen en met de CRM-registratie en taak vergeleken.
  • Herhaalde verwerking van dezelfde aanvraag veroorzaakt geen dubbele records, taken of verzendingen.
  • Een geautoriseerde providerproef en fout-/stoptests zijn vastgelegd; verzending volgt alleen goedgekeurde tekst en regels.
Afbakening

Niet standaard inbegrepen.

  • CRM-migratie en import van alle mailboxhistorie
  • Meerdere aanvraagflows of koppelingen met de boekhouding
  • Autonome offertes of klantberichten buiten goedgekeurde verzendregels
Opdrachtvorm

Inrichten of beheren en verbeteren.

  • Inrichten

    We richten één aanvraagroute in en testen opslag, CRM-overdracht, opvolgtaak en afgesproken provideracties.

  • Beheren en verbeteren

    We controleren afgesproken foutmeldingen en koppelingen, onderzoeken storingen en onderhouden de bestaande flow binnen de beheerscope.

Investering

Investering en afspraken.

  • Pakketten vanaf €1.490 per maand

    €1.490 per maand excl. btw is de instapprijs van het NOVIQUM Starter-pakket: SEO-fundament, Google Business Profile, twee blogposts per maand en rapportage. Het is geen losse prijs voor deze dienst (Leadopvolging automatiseren) en geen garantie dat deze dienst volledig in een pakket is inbegrepen.

    Bekijk alle pakketten en prijzen →

  • Wat het voorstel vastlegt

    Het voorstel omvat één formulierproces met afgesproken systemen en tests. Licenties, gebruikskosten, ingebruikname en beheer worden expliciet benoemd. Je hoeft geen andere module af te nemen.

    In het voorstel liggen de werkzaamheden en leveringen, de kosten, de planning en de uitvoeringsrollen vast.

Verantwoordelijkheid

Wie is waarvoor verantwoordelijk.

  • Strategische richting

    Manuel Marte leidt NOVIQUM en is verantwoordelijk voor de strategische richting.

    Over Manuel Marte →

  • Uitvoering, controle en aanlevering

    Wie de werkzaamheden uitvoert, welke controle plaatsvindt en wat jij als klant aanlevert, spreken we af in het voorstel.

Veelgestelde vragen

Leadopvolging automatiseren: veelgestelde vragen.

Is dit systeem al beschikbaar als bewezen standaardproduct?

We bieden inrichting en tests voor jouw omgeving. Welke koppelingen werken en welke beperkingen gelden, moet blijken uit de afgesproken controles vóór ingebruikname.

Zijn HubSpot en n8n verplicht?

Nee. HubSpot en n8n zijn voorbeelden. We beoordelen je bestaande omgeving, toegangsrechten en koppelbaarheid; eventuele licentie- en gebruikskosten staan apart in het voorstel.

Verstuurt het proces automatisch een bevestiging of offerte?

Een standaardbevestiging kan alleen na goedkeuring van tekst en verzendregels worden ingericht. AI maakt hoogstens een interne samenvatting of concept; het verstuurt niet zelfstandig offertes.

Wat gebeurt er bij een fout?

We spreken meldingen, een verantwoordelijke, stopregels en handmatige terugvalstappen af. Die testen we, net als herhaalde verwerking van dezelfde aanvraag.

Valt dit onder Starter?

Starter kost €1.490 per maand excl. btw en omvat: SEO-fundament en technische optimalisatie; Google Business Profile-optimalisatie; 2 inhoudelijke blogposts per maand; Maandelijkse rapportage met acties. De inrichting en het beheer van dit aanvraagproces vallen daar niet automatisch onder en krijgen een eigen voorstel.

Verder lezen

Meer over dit onderwerp.

Meer groei, minder handwerk.

In een gratis gesprek bespreken we je situatie en bepalen we of deze dienst past. Daarna ontvang je een voorstel met scope, kosten en planning.

Gratis gesprek

Liever eerst zelf kijken? Directe websitescan